Chiều ngày 20/5, ông Đoàn Hồng Tươi - Phó Bí thư Thành uỷ, Chủ tịch UBND thành phố Tân Uyên, phụ trách điều hành Đảng bộ thành phố chủ trì cuộc họp nghe báo cáo về công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy.
Tại cuộc họp, Phòng Nội vụ thành phố báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ, công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy. Theo đó, các cơ quan chuyên môn đã chỉnh lý 4.454 hộp, (vĩnh viễn 936 hộp, có thời hạn 3.461 hộp); các đơn vị sự nghiệp đã chỉnh lý 214 hộp (vĩnh viễn 185 hộp, có thời hạn 25 hộp); các xã, phường đã chỉnh lý 2.753 hộp (vĩnh viễn 468 hộp, có thời hạn 2.287 hộp). Về tài liệu chưa chỉnh lý, các cơ quan chuyên môn còn 1.171,5m, các đơn vị sự nghiệp còn 315,4m và các xã, phường còn 955m.
Tài liệu giấy đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và lập danh mục tài liệu đem ra số hóa gồm: tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; tài liệu đang phục vụ quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức và đơn vị (hồ sơ có thời hạn, do cơ quan, đơn vị, xã, phường xác định). Quy trình thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu được thực hiện theo 3 bước. Bước 1, các đơn vị có nhu cầu chỉnh lý, số hóa tài liệu, trên cơ sở tài liệu đang bảo quản tại đơn vị thực hiện xây dựng Đề cương chi tiết đề nghị cơ quan có thẩm quyền thẩm định (Sở Nội vụ). Bước 2, sau khi có văn bản thẩm định của Sở Nội vụ, các đơn vị xây dựng Tờ trình về việc dự trù kinh phí gửi Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố thẩm định, trình UBND thành phố xem xét, phê duyệt. Bước 3, trường hợp các đơn vị dược UBND thành phố chấp thuận chủ trương thống nhất kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu thì phối hợp phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố hướng dẫn tiến hành các bước tiếp theo đảm bảo theo quy định. Bước 4, thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu và cam kết thực hiện thủ tục thanh quyết toán kinh phí đảm bảo kịp tiến độ sắp xếp bộ máy theo quy định. Tùy theo nguồn tài liệu của từng đơn vị có thể thực hiện vừa chỉnh lý vừa số hóa (thực hiện 2 gói thầu riêng).
Đối với tài liệu cần chỉnh lý, số hóa, tùy theo tài liệu chưa chỉnh lý, chưa số hóa của từng đơn vị và kinh phí được giao để thực hiện, có thể lựa chọn tài liệu các năm phù hợp để thực hiện chỉnh lý, số hóa. Trong đó, đối với tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh, chưa giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh, tiến hành thực hiện số hóa tài liệu theo thứ tự ưu tiên: tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; các tài liệu đang phục vụ quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức, đơn vị; các tài liệu khác do người đứng đầu đơn vị xem xét quyết định theo thẩm quyền quản lý tài liệu và phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Không thực hiện số hóa đối với tài liệu điện tử đã ký số, ban hành trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản, tránh việc trùng lặp, gây lãng phí. Đối với tài liệu chưa chỉnh lý, có thể ưu tiên lựa chọn tài liệu các giai đoạn theo thứ tự: giai đoạn 2010 đến 2016; giai đoạn 2009 trở về trước; giai đoạn 2017 đến 2025.
Các đơn vị tự đánh giá nguồn nhân lực để xác định khả năng thực hiện việc chỉnh lý, số hóa tài liệu hoặc xem xét việc thuê các đơn vị dịch vụ có đủ năng lực để triển khai. Công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu đảm bảo an toàn, giữ gìn bí mật, không làm xáo trộn tài liệu của các cơ quan, tổ chức. Kinh phí số hóa tài liệu được thực hiện theo Thông tư số 04/2014/TT-BNV, ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ; kinh phí chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo Quyết định số 17/2021/QĐ-UBND, ngày 17/11/2021 của UBND tỉnh Bình Dương. Các đơn vị hoàn thành việc chỉnh lý, số hóa, nghiệm thu và thanh quyết toán theo quy định với cơ quan tài chính; báo cáo kết quả chỉnh lý, số hóa về Phòng Nội vụ trước 12/6/2025, để Phòng Nội vụ tham mưu báo cáo về Sở Nội vụ trước ngày 15/6/2025.
Kết luận cuộc họp, ông Đoàn Hồng Tươi - Phó Bí thư Thành uỷ, Chủ tịch UBND thành phố Tân Uyên, phụ trách điều hành Đảng bộ thành phố quán triệt quan điểm: số hoá hồ sơ trên nền hồ sơ đã được chỉnh lý; hồ sơ lưu vĩnh viễn phải số hoá. Ông đề nghị các địa phương nhanh chóng tiến hành xin chủ trương số hoá hồ sơ gửi phòng tài chính đơn vị; sắp xếp hồ sơ theo đúng hướng dẫn của tỉnh, đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu, chỉnh lý. Các đơn vị dịch vụ liên kết phải có cam kết tuyệt đối bảo mật thông tin, không để lộ lọt bí mật nhà nước. Ông đề nghị trong thời gian này, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải thể hiện quyết tâm cao, tập trung chỉ đạo quyết liệt để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ liên quan đến sắp xếp bộ máy, hoàn thành công việc đảm bảo tiến độ, thời gian theo quy định.
Hồng Nhung - Thế Anh